Prezentujemy prezentację

W ciągu naszego życia, czy tego chcemy czy nie, wiele razy stajemy przed wyzwaniem jakim jest publiczne mówienie. Może to być prezentacja maturalna, wygłoszenie referatu na studiach, obrona pracy magisterskiej, ale też rozmowa o pracę, prezentowanie własnych pomysłów na forum firmy, a w życiu prywatnym toasty i przemówienia. Nie każdy jest urodzonym mówcą, ale każdy może z pomocą kilku prostych zasad polepszyć swoje umiejętności w tej dziedzinie.

Pracowite początki

Dobra prezentacja czy wystąpienie nie powstają z niczego. Odpowiednie przygotowanie, to klucz do sukcesu. Pierwsze, co trzeba zrobić jeszcze przed zabraniem się do pracy, to zadanie sobie kilku podstawowych pytań:

Do kogo zamierzamy mówić? Jakiego typu audytorium będzie nas słuchać? Co to za ludzie? Jakie mają zainteresowania i jakie wartości cenią? Odpowiedź na te pytania pozwoli nam określić, w jaki sposób możemy słuchaczy zainteresować tym co mamy do powiedzenia i na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Inaczej przecież będziemy zwracać się do naszych rówieśników, a inaczej do osób starszych.

Co chcemy przekazać? Jaki jest cel naszej prezentacji? Co będzie oznaczało, że odnieśliśmy sukces? Czy chcemy przekazać jakieś ważne informacje, wprowadzić słuchaczy w odpowiednią atmosferę na przyjęciu, czy może zaprezentować własną wiedzę i osiągnięcia? Dla każdego z tych celów zastosujemy przecież odrobinę inne środki przekazu.

Jak, gdzie i kiedy chcemy zaprezentować przygotowany materiał? Jak wygląda sala, w której ma się odbyć nasza prezentacja? Czy użyjemy mikrofonu? Czy będziemy mieli możliwość zastosowania pomocy wizualnych i jak ich wykorzystanie wpłynie na ostateczny kształt naszej prezentacji? Ponadto, w jakim kontekście czasowym będziemy mówić? Jakie wydarzenia, do których możemy się odnieść, są świeże w umysłach naszego audytorium?

Odpowiedzi na te pytania pomogą nam wyobrazić sobie ogólny kształt naszego wystąpienia i pozwolą nam je efektywnie skonstruować, w zgodzie z celem, jaki przed sobą postawiliśmy.

Jak powinna wyglądać dobra prezentacja?

Wiesz już jaki ma cel, do kogo jest skierowana i jaki powinna odnieść skutek – najwyższy czas poświęcić chwilę na jej odpowiednie ustrukturyzowanie. Na początek pytanie: jak długo będzie trwało Twoje wystąpienie? Ile czasu możesz poświęcić na wprowadzenie, a ile na podsumowanie? Najlepszą strategią pozwalającą odpowiednio zaplanować prezentację w relacji do czasu jest podzielenie materiału na mniejsze segmenty i przydzielenie im odpowiedniej liczby minut.

Przykładowo, w najprostszych i najkrótszych wystąpieniach wystarczy zastosować podział na trzy części – wstęp, rozwinięcie i zakończenie. We wstępie należy zawrzeć wszystkie podstawowe informacje dla słuchaczy: krótkie podsumowanie swojego wystąpienia, wytłumaczenie tematu i dlaczego uważamy go za ważny. Rozwinięcie powinno być podzielone na jeszcze mniejsze segmenty poświęcone kolejnym ważnym punktom wystąpienia. Nieco więcej czasu warto poświęcić na skomponowanie odpowiednio efektownego zakończenia naszej wypowiedzi, które obok wstępu jest najważniejszą częścią prezentacji.

By dotrzeć ze swoim przesłaniem do publiczności, nie wystarczy trzymać się ustalonej struktury. Ważne jest, by uświadomić sobie, że słuchacze nigdy nie będą w stanie zapamiętać całości prezentacji, choćby niewiadomo jak interesująca była. Dlatego też, by upewnić się, że najważniejsze informacje zostaną zapamiętane, należy je podkreślić – czasem nawet kilka razy. Na początek we wstępie wymieniamy to, o czym będziemy mówić. W rozwinięciu bardzo dobrze jest kluczowe informacje zilustrować przykładami. W podsumowaniu natomiast, warto powtórzyć to, co najważniejsze.

By upewnić się, że prezentacja będzie zrozumiała i osiągnie wyznaczony cel, nie należy jej przeciągać – im krótsza prezentacja, tym mniej nudy. Nuda nie sprzyja zapamiętywaniu. Dlatego też bardzo często podkreśla się wartość żartów przerywających poważne wypowiedzi. Dzięki nim można na nowo przykuć uwagę słuchaczy. W wystąpieniach publicznych należy unikać zbyt dużego nagromadzenia statystyk i danych liczbowych. Jeżeli są one ważne, warto wydrukować je i rozdać słuchaczom. W ten sposób będą oni mogli zwrócić na nie uwagę zarówno podczas wystąpienia, jak i zanalizować je później, w zaciszu własnych pracowni.

By ograniczyć nudę, używamy też często pomocy wizualnych. Z rozmaitymi projektorami i komputerami jest jednak ten problem, że muszą one być sprawdzone przed prezentacją. Czy działają? Czy są kompatybilne? W końcu, czy potrafimy się nimi posługiwać?

Przy komponowaniu pokazu slajdów trzeba zwrócić uwagę na kilka szczegółów graficznych. Nie można umieszczać na poszczególnych slajdach zbyt dużej ilości informacji (maksymalnie 6 linijek tekstu, to dobra granica). Trzeba upewnić się także, czy czcionka i kolory są tak dobrane, by nie utrudniać widzom zapoznawania się z treścią. Jakość naszych pomocy wizualnych świadczy o wartości naszej prezentacji i o naszych kompetencjach.

To tylko podstawowe zasady tworzenia prezentacji. Pod żadnym względem nie wyczerpują one tematu, jednak są dobrym punktem wyjścia przy przygotowywaniu własnego wystąpienia publicznego. Wystarczy trochę wysiłku i odrobina kreatywności, a każda nasza prezentacja odniesie sukces.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *